The Tall Ships Races 2019 Bergen

Kontraktsbetingelser for leie av stand

1. De som bestiller markedsplass (heretter utstiller) får tilvist plass av TSRB2019. 
2. Kontrakten er bindende, og kontrakt er gyldig etter skriftlig bekreftelse fra TSRB2019.
   Utstiller som trekker sin bestilling etter å ha takket ja til standplass,må betale en kanselleringsavgift på 25% av standleien.
   Ved kansellering etter 1. mars 2019 må 50 % av standleien betales. Ved kansellering etter 30. mai 2019 må 100 % av standleien betales. 
3. 50 % av leiesum blir fakturert ved kontraktsinngåelse, resterende 50 % av leiesum blir fakturert 15. april 2019.
   Ved kontraktsinngåelse etter 15. april 2019 faktureres beløpet i sin helhet. Hele leiesummen skal være innbetalt til TSRB2019 innen 30. mai 2019.
   Dersom betalingsvilkårene ikke er oppfylt medfører dette tap av tildelt standareal.
   TSRB2019 har i så tilfelle rett til å leie arealet ut på ny til andre utstillere. 
4. Fremleie av stand er ikke tillatt. 
5. Utstillere som selger matvarer eller drikke som ikke allerede er registrert hos Mattilsynet, må registrere seg elektronisk via mattilsynet.no innen 1. juni 2019. 
6. Stand skal være under tilsyn og ha personale fra utstiller i den daglige åpningstiden.
   Utstiller kan ikke uten tillatelse reise fra standen før markedsplassen er stengt. 
7. Dersom ikke annet er avtalt, blir standplass levert ferdig opprigget til utstiller med markert avgrensing innenfor tildelt område. 
8. Dersom utstiller benytter gass, må dette sikres etter gjeldende forskrifter.
   Gassbeholdere kan ikke oppbevares i stand over natten. 
9. Ekstra opplegg av strøm, stikkontakter, spotlights, vann, vask, m.m. må utstilleren bestille direkte fra arrangørs leverandør og betale etter regning. 
10. TSRB2019 har den endelige avgjørelsen m.h.t. fordeling av standplassene.
    Utstiller som tar seg til rette på andre plasser enn den som er tilvist, kan bli vist bort fra markedsplassen. 
11. Kun varer og konsept som er beskrevet i søknadsskjema kan tas med på stand.
    Utstilte varer må ikke fjernes fra utstillingen i åpningstiden uten skriftlig godkjenning fra TSRB2019. 
12. Plakater o.l. kan ikke settes opp på markedsplassen uten at det foreligger egen godkjenning fra TSRB2019.
    Vareprøver og reklamemateriell skal bare deles ut fra egen stand. 
13. Demonstrasjoner, utdeling av vareprøver, bruk av film, lydband, video o.l. må meldes fra om i forkant til TSRB2019. 
14. Bruk av taleforsterkere er ikke tillatt dersom ikke annet er avtalt. Annonsering for utstiller over høyttaleranlegg er ikke tillatt. 
15. Dersom ikke annet er avtalt, blir teltene stilt til rådighet for utstillerne fra lørdag 20.07.19 kl. 12.00.
    Utstiller må selv sørge for all transport, montering, demontering, pakking og bortkjøring av emballasje, egne varer og dekorasjonsmateriell.
    Demonteringen starter like etter stengetid onsdag 24.07.19 klokken 15.00. 
16. Alt gods må være fjernet senest onsdag 24.07.19 klokken 20.00. 
17. Utstiller er ansvarlig for eventuelle skader som de påfører bygninger, innredning, anlegg og personer.
    Utstiller må selv ordne med forsikring av eget utstyr. 
18. TSRB2019 tar ikke på seg ansvar for de utstilte varene, utstyr eller tredje person sine eiendeler. 
19. Når utstillingen er demontert, skal telt og annet utstyr leveres tilbake fri for dekorasjoner, spiker, fundament o.l.
    Ved eventuell forsømming av dette, har TSRB2019 rett til å utføre nødvendig opprydding på utstillers regning. 
20. TSRB2019 har rett til å avlyse markedsplassen eller deler av denne dersom det viser seg uråd å gjennomføre arrangementet
    f. eks ved force majeure, slik som uvær, brann, landesorg, naturkatastrofe eller krig, uten at partene kan kreve oppfylling eller erstatning for det tap de måtte lide. 
21. TSRB2019 har rett til å avlyse markedet på grunn av f.eks. brann, vannskade, eller andre større skader på bygninger eller
    tekniske skader på utstillingsområdet og enkeltstander. 
22. Ved avlysing i samsvar med punktet 21 i utstillingsreglene, fraskriver TSRB2019 seg ansvar overfor utstillerne som følge av avlysingen. 
23. Utstiller skal ha godkjent brannslukkingsutstyr ved sin stand. De som mangler slikt vil bli pålagt å skaffe dette under arrangementet.
    Kontroll vil bli gjennomført. Branninstruks blir utlevert når utstillerne sjekker inn. 
24. Dersom ikke utstiller innfrir alle krav, har TSRB2019 rett til å forkaste påmeldinger, refusere utstillingsvarer og justere tildelt areal. 
25. TSRB2019 sin foretrukne leverandør av drikkevarer skal brukes så langt det er mulig. 
26. Musikk og annen form for forsterket lyd skal avsluttes kl. 22.00.
    Bergen kommunes og/eller arrangørs regler for støy og retningslinjer for musikk og konserter er gjeldende under arrangementet. 
27. Utstiller plikter å sende inn omsetningstall for alle arrangementsdagene 21. – 24. juli (brutto og netto) til arrangør (TSRB2019) etter at arrangementet er avsluttet, og senest innen 1. september 2019. 
28. Ved tvister som partene selv ikke klarer å løse ved forhandlinger, vedtas Bergen Tingrett som rett verneting. 
29. TSRB2019 Tar forbehold om at vi kan flytte utstillere til andre deler av markedsplassen dersom det blir nødvendig.

Utstiller er innforstått med at påmeldingen er bindende og vil følge instrukser som over.

Åpningstider markedsplass:

Søndag 21. juli: 10.00 – 22.00

Mandag 22. juli: 10.00 – 22.00

Tirsdag 23. juli: 10.00 – 22.00

Onsdag 24. juli 10.00 – 15.00

The Tall Ships Races 2019 Bergen

Terms of contract for rental of Market Stall

Note that the Norwegian terms of contract are legally binding, the English version only functions as a translation.

1. Those who submit an application for a market stall (hereafter stallholder) will be allocated space by TSRB2019.
   
2. The contract is legally binding and will take effect after written confirmation from TSRB2019. Stallholders who withdraw their application must pay a cancellation fee of 25% of the stall rent. In case of cancellation after 1st March 2019, the cancellation fee is 50% of the stall rent. In case of cancellation after 30th May 2019, the cancellation fee is 100% of the stall rent.

3. 50% of the stall rent will be invoiced upon contract entry, the remaining 50% of stall rent will be invoiced 15th April 2019. The entire rental fee must be paid to TSRB2019 by 30th May 2019. If payment conditions are not met, TSRB2019 will rent the designated area to other stallholders.

4. Subletting of market stall is not permitted.

5. Stallholders selling food and/or beverages, and are not already registered with the Norwegian Food Safety Authority, must register electronically via mattilsynet.no before 1st June 2019.

6. The stall shall be supervised by stallholder personnel during the daily opening hours. Stallholder cannot leave their stand unattended during marked opening openings hours, without prior permission.

7. Unless otherwise agreed, the stall site will be delivered ready for stallholders within the assigned area.

8. If stallholders use gas, this must be kept secured according to current Norwegian regulations and may not be stored in the stall overnight.

9. Additional power requirements, electrical outlets, spotlights, water, washing facilities, etc. must be ordered by the stallholder directly from the supplier and paid for on receipt of invoice.

10. TSRB2019 has the final decision as to the distribution of stall sites. Stallholders who try to set up on places other than those that are assigned to them may be removed from the market place.

11. Only the products or concepts described in the stallholders application form may be presented on the stall. Exhibited goods must not be removed from the stall during opening hours without written approval from TSRB2019.

12. Posters, and the like, cannot be displayed in the market area without the approval of TSRB2019. Sample and promotional material shall only be displayed by and at the stand of the individual stallholder.

13. The use of demonstrations, distribution of samples, use of film, audio tape, video etc., must be notified to TSRB2019 in advance.

14. Use of voice amplifiers is not allowed unless otherwise agreed. Advertising of stalls over speaker systems is not allowed.

15. Unless otherwise agreed, the tents will be made available to stallholders from Saturday 20th July 2019 at 12:00. The stallholder must arrange for all transportation, assembly, dismantling, packaging and disposal of packaging, goods and decorative materials.
    Dismantling will start just after closing time on Wednesday 24th July at 15:00.

16. All goods must be removed no later than Wednesday 24th July at 20.00.

17. Stallholders are responsible for any damage they cause to buildings, furnishings, facilities and persons. The stallholder must arrange for the insurance of his/her own equipment and personnel.

18. TSRB2019 does not assume responsibility for the exhibited goods, equipment or third party’s assets.

19. When the stall is dismantled, tents and other equipment shall be returned free of decorations, nails, etc. In the event of negligence of this, TSRB2019 is entitled to carry out the necessary clean-up at the stallholders expense.

20. TSRB2019 has the right to cancel the market, or parts of it, if it appears advisable to do so, e.g. due to force majeure such as fire, Country in mourning, natural disaster or war, without the parties claiming fulfilment or compensation for the loss they may suffer.

21. TSRB2019 has the right to cancel the market due to e.g. fire, water damage, or other major damage to buildings or technical damage to the market area and individual units.

22. Upon cancellation, in accordance with the above section 22, TSRB2019 shall disclaim liability to the stallholders as a result of the cancellation.

23. The stallholder must provide approved fire extinguishing equipment for his/her stand. Those who lack this equipment will be required to obtain this at the beginning of the event. Controls will be carried out. Fire instructions will be handed out when stallholders check-in.

24. If a stallholder does not fulfil all requirements, TSRB2019 has the right to reject entries, refuse stall goods and reassign the allocated area.

25. TSRB2019’s preferred supplier of beverages should be used if possible.

26. All music and other forms of amplified sound must end at 23:00. The Bergen Municipality’s and/or the event organisers guidelines regarding noise and sound must be followed by the stallholder during the event.

27. The stallholder is obligated to report to TSRB2019 the total gross revenue and net revenue from The Tall Ships Races 2018 Bergen after the event, and before 1. September 2019.

28. In case of disputes where the parties themselves fail to settle in negotiations, Bergen Tingrett is appointed as the Court of Law.

29. TSRB2019 reserve the right to move exhibitors to other locations in the marketplace if necessary.

The stallholder understands that the registration is legally binding and will follow the instructions as above.

Market opening hours:

Sunday 21.07.19 from 10.00 – 22.00

Monday 22.07.19 from 10.00 – 22.00

Tuesday 23.07.19 from 10.00 – 22.00

Wednesday 24.07.19 from 10.00 – 15.00